Největší výhodou, kterou odkoupení ready-made společnosti přináší, je rychlost, s jakou je možné za odkoupenou společnost jednat.

Zpracování dat

USPOŘÁDÁNÍ ARCHIVŮ A SPISOVEN Uspořádání archivů a spisoven je řešením pro ty klienty, kterým se v archivech, spisovnách nebo i jiných pracovištích nashromáždilo větší množství dokumentů, spisů a ostatních písemností, jejichž zpracování a uspořádání není z provozních nebo personálních důvodů možné zvládnout tak, aby byl v krátkém čase zajištěn úplný přehled o všech dokumentech, žádný dokument nebyl skartován dříve ani později, než vyžaduje legislativa nebo provozní či správní potřeby organizace a ještě přitom zůstal prostor pro nové dokumenty a písemnosti.

Pomůžeme Vám uspořádat a ochránit Vaše dokumenty, nosiče dat a ostatní písemnosti uložené v archivu nebo spisovně tak, aby jste se v nich vždy a snadno orientovali a vyhledání konkrétního dokumentu Vám netrvalo celý den.

Uspořádání archivů a spisoven je jedním ze základních stavebních prvků pro nastavení funkčního a efektivního systému Správy dokumentů a Spisové služby, protože poznání o množství a struktuře dokumentů a velikosti disponibilní úložné kapacity napomáhá při rozhodování o dalším směřování a zabezpečení péče o dokumenty a jejím zkvalitnění, zefektivnění a optimalizaci každodenní práce s dokumenty v systému Správy dokumentů a Spisové služby.

ARCHIVACE DOKUMENTŮ Archivace dokumentů je řešením zejména pro ty klienty, pro které je schopnost trvalého uložení dokumentů ve vlastních nebo pronajatých prostorech provozně i investičně příliš nákladnou a časově náročnou záležitostí, kterou mohou při splnění všech důležitých parametrů a kritérií svěřit externímu dodavateli, jenž se na tuto oblast specializuje a získat tak všechny výhody z outsourcingu této často podceňované, ale přesto důležité oblasti.

Zajišťujeme archivaci a dlouhodobé uložení originálů dokumentů a nosičů dat v našich speciálně vybavených objektech, a to pro všechny nebo jen vytipované dokumenty našich klientů.

Po celou dobu archivace dokumentů vedeme evidenci o stavu a pohybu archivovaných dokumentů. Sledujeme a hlídáme lhůty skartace dokumentů tak, aby žádný z nich nebyl skartován dříve nebo později, než jak vyžaduje legislativa nebo provozní a správní potřeby klienta. Tím šetříme Vaše peníze, protože místa na správné uložení dokumentů máte tolik, kolik ho potřebujete, ale platíte pouze tolik, kolik ho skutečně využijete.

Nedílnou a samozřejmou součástí našich služeb je flexibilní a dle přání a potřeb klienta nastavitelná vyhledávací a kurýrní služba s garantovanou dobou vyřízení požadavku na vyhledání respektive zpřístupnění dokumentu autorizované osobě do 30/60/180 minut, respektive do 24/36 hodin v případě úředního ověření dokumentů.

EVIDENCE DOKUMENTŮ Evidence dokumentů a nosičů dat je řešením pro ty klienty, kterým se v kancelářích, skříních, policích, v příručních registraturách, archivech, spisovnách nebo jiných místech a pracovištích hromadí rozličné dokumenty, nosiče dat a ostatní písemnosti a jejich množství a rozmanitost znesnadňuje orientaci, respektive vyhledání konkrétního dokumentu trvá jejím pracovníkům „celý den“ a často i déle.

Místem zpracování evidence dokumentů může být v závislosti na zvoleném a dohodnutém způsobu a rozsahu poskytovaných služeb:

SKARTACE DOKUMENTŮ Skartace dokumentů, nosičů dat a ostatních písemností je řešením pro ty klienty, kterým se v archivech, spisovnách nebo ostatních pracovištích hromadí ty dokumenty, které již aktuálně nepoužívají, ale z legislativních nebo bezpečnostních důvodů je nemohou vyhodit do směsného odpadu. Často se jedná o materiály důvěrného nebo citlivého charakteru, případně materiály s utajovaným obsahem.

Skartace a likvidace dokumentů a nosičů dat probíhá v souladu s normou DIN 32 757 a skartovaný materiál odpovídá 2. stupni utajení – vyhrazené, u důvěrné skartace 3. stupni utajení – důvěrné.

Vlastní skartaci dokumentů a nosičů dat důvěrného charakteru může být po celou dobu přítomen zástupce původce materiálu určeného pro skartaci a likvidaci.

Skartací se veškeré tajné či citlivé dokumenty znehodnotí natolik, že již není možná žádná cesta k dešifraci či jinému postupu, vedoucího k odhalení obsahu dokumentů.

Skartace dokumentů a nosičů dat je standardní součástí produktu Archivace dokumentů a Správa archivu a spisoven. V ostatních případech zájmu o tuto službu máme připravena konkrétní řešení pro uspokojení individuálních potřeb našich klientů s možností:

SPRÁVA ARCHIVŮ A SPISOVEN Správa archivů a spisoven je řešením pro ty klienty, pro které je trvalé a každodenní zajišťování činnosti interních archivů a spisoven personálně, provozně a často i investičně příliš náročné a kteří hledají minimálně rovnocennou možnost, jak se zbavit větší části svých starostí a využít všech příležitostí a výhod outsourcingu této často podceňované, ale přesto důležité oblasti.

Soustředíme se na komplexní zajištění správní, administrativní a personální stránky provozu a funkčnosti interních archivů, centrálních i detašovaných spisoven s denním, týdenním, měsíčním, kvartálním nebo ročním servisem. Sledujeme a hlídáme lhůty skartace dokumentů tak, aby žádný z nich nebyl skartován dříve nebo později, než vyžaduje legislativa nebo provozní a správní potřeba klienta.

Pravidla pro provoz a činnost archivu nebo spisovny včetně zásad manipulace s dokumenty, přístupu k dokumentům a provozní doby jsou přizpůsobena interním provozním, kapacitním a organizačním potřebám a požadavkům klienta. Při jejich definici věnujeme zvláštní pozornost specifickým a individuálním pravidlům a zásadám vyplývajícím z oborových, resortních nebo interních směrnic a norem klienta včetně ISO, Ochrany utajovaných skutečností a zejména osobních dat stávajících nebo bývalých zaměstnanců.

Jedním ze základních předpokladů kvalitního a spolehlivého poskytování této služby je zpracování Evidence dokumentů v minimálním rozsahu tzv. základního soupisu dokumentů po jednotlivých pořadačích, boxech apod. K vytipovaným dokumentům lze zpracovat detailní soupis po jednotlivých listech nebo spisech.

METODICKÝ A PORADENSKÝ SERVIS Zpracujeme návrh koncepce Správy dokumentů a Spisové služby vhodné pro každodenní praxi v práci s papírovými i elektronickými dokumenty.

Připravujeme textovou podobu interních směrnic Spisový, skartační a archivní řád tak, aby byly tyto normy v souladu nejen s platnou legislativou, ale odpovídaly a vyhovovaly zejména interním provozním, správním, administrativním, organizačním a bezpečnostním zvyklostem a potřebám klienta a jeho pracovníkům.

Zprostředkujeme schválení těchto interních směrnic příslušným Státním archivem včetně následné komunikace a související administrativy.

Pomůžeme Vám se zaváděním těchto interních směrnic do praxe a převezmeme odpovědnost za pravidelnou nebo namátkovou kontrolu jejich dodržování v každodenní praxi.

Zakládáte-li vlastní archiv nebo spisovnu, poradíme Vám s návrhem systému ukládání a vyhledávání dokumentů včetně zavedení související dokumentace a evidence.

Navrhujeme odpovídající stavebně technické, administrativní, bezpečnostní a technologické vybavení archivu nebo spisovny pro optimální a maximálně efektivní využití podlahové plochy archivu nebo spisovny.

Zprostředkujeme schválení archivu/spisovny příslušným Státním archivem včetně následné komunikace a související administrativy.

Navrhujeme technické a technologické vybavení a řešení procesu skenování a digitalizace originálu dokumentů včetně využití technologie pro rozpoznávání typu dokumentu s podporou technologie OCR, ICR, OMR, čárových kódů a vytěžování dat z dokumentů volného formátu a formulářů.